Coincé dans une ornière de travail inefficace ? Essayez une liste de choses à ne pas faire

Une bonne pratique de productivité recommande de rédiger une liste de choses à faire pour la semaine à venir tous les vendredis après-midi pour une efficacité maximale sur le lieu de travail, mais prendre le temps de rédiger une liste de choses à ne pas faire pourrait avoir un impact encore plus important sur votre travail à long terme. terme.

Alors que le premier se concentre sur ce qu'il est important de prioriser sur une base hebdomadaire, le second vous aide à identifier les mauvaises habitudes récurrentes, les tâches qui devraient être automatisées ou déléguées et les faveurs qui vous empêchent d'atteindre vos propres objectifs.

Voici comment sortir d’une ornière de travail inefficace.

Identifiez les mauvaises habitudes évidentes

Si nous sommes vraiment honnêtes, beaucoup de nos mauvaises habitudes nous sont déjà connues. Prenez 30 minutes pour vider votre cerveau dans un cahier, et si vous souffrez du blocage de l'écrivain, pensez aux distractions du dernier jour, de la semaine ou du mois. Cela ne semble peut-être pas productif, mais cet exercice vous fera gagner du temps plus tard.

Les distractions courantes incluent le temps passé sur nos smartphones – 36 % des personnes interrogées dans le cadre de l'étude Deloitte Digital Consumer Trends 2022 ont déclaré qu'elles vérifiaient leur téléphone au moins 50 fois par jour, et 16 % ont déclaré qu'elles vérifiaient au moins 100 fois par jour. pendant les heures de travail, et pour les travailleurs à distance, effectuer des tâches ménagères pendant les heures de bureau.

Le résultat d’un trop grand nombre de distractions est le non-respect des délais ou le travail tardif pour compenser, ce qui n’est ni l’un ni l’autre attrayant.

Dans le même rapport de Deloitte, la moitié des personnes interrogées (51 %) ont déclaré souhaiter passer moins de temps sur les appareils technologiques ; Il y a une raison pour laquelle votre smartphone vous offre la possibilité de limiter le temps d'utilisation de certaines applications, et il existe une prolifération d'applications dédiées à vous aider à contrôler votre frénésie numérique.

Si cela vous ressemble, essayez l'un de ces services pendant une semaine pour avoir une vision claire non seulement du temps que vous passez, mais aussi de la fréquence à laquelle vous décrochez votre téléphone pour vérifier les messages ou faire défiler sans réfléchir.

Bien sûr, cela ne prend peut-être que trois minutes, mais une étude de l'Université de Californie à Irvine indique qu'il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour reprendre le flux de travail après une interruption.

Si vous décrochez votre téléphone 50 fois par jour, et que 10 de ces fois sont pendant les heures de travail, cela représente près de quatre heures de concentration perdues au cours de ces délais de 23 minutes et 15 secondes. Tout s’additionne.

De même, les tâches ménagères et l’administration personnelle peuvent également s’accumuler. Un appel de « cinq minutes » à un fournisseur de services publics peut finir par prendre 20 minutes en raison d'une attente, et de même, faire la vaisselle après le déjeuner peut sembler une petite tâche, mais il faut le planifier. Cela prend souvent plus de temps que vous ne le pensez.

Bien qu'accomplir occasionnellement une tâche personnelle ne devrait pas avoir un impact énorme sur la réalisation de vos objectifs de productivité, si vous constatez qu'elles s'accumulent tout au long de votre journée, chronométrez chacune d'entre elles et additionnez le total. Vous pourriez être surpris.

Les e-mails et les réunions apparaissent également comme une perte de temps considérable pour les employés. Les experts en productivité affirment désormais que la poursuite de la boîte de réception zéro devrait être l'une des choses les plus basses de votre liste, et les travailleurs sont encouragés à « manger la grenouille » en premier, ce qui signifie que vous devez vous attaquer en premier à la tâche la plus pertinente et la plus difficile de la journée.

Consultez également votre calendrier pour les réunions récurrentes et assurez-vous que chaque description de réunion comporte un objectif d'une ou deux lignes dans sa description. Les réunions récurrentes plus anciennes sont-elles toujours nécessaires ? Sinon, éliminez-les ou au moins réduisez le temps que vous y consacrez.

Envisagez une limite de 30 minutes pour toutes les réunions, même si cela peut être délicat lorsque vous souhaitez équilibrer les petites discussions et l'établissement de relations avec la productivité. Et discutez avec votre responsable de l'organisation qui introduit une journée hebdomadaire sans réunion.

Creuse un peu plus profondément

Au-delà de ces distractions partagées, chaque travail aura son propre ensemble de tâches de temps que vous devriez examiner.

Y a-t-il des choses que vous souhaitiez automatiser, déléguer ou externaliser ? Prévoyez du temps pour les configurer cette semaine et libérez du temps sur toute la ligne.

Existe-t-il des tâches héritées qui n’apportent plus de valeur ? Souvent, les employés compilent et classent des rapports avec diligence parce qu'ils ont toujours été classés de cette manière, mais ils se demandent si ces rapports sont actuellement nécessaires à l'entreprise. Discutez avec votre responsable de la suppression des tâches héritées de votre rôle et libérez-vous pour vous concentrer sur les priorités commerciales actuelles.

Être un collègue serviable est bien, mais les faveurs continues et le bénévolat pour des projets à court terme affecteront vos objectifs à long terme. Apprenez à rester « non » ou, à tout le moins, à ne rien dire, si des bénévoles sont recherchés mais que vous êtes déjà trop débordé pour atteindre les objectifs de votre propre équipe. Si cela ne vous vient pas naturellement, écrivez et pratiquez des scripts polis mais clairs pour les conversations et les e-mails délicats.

À la fin de votre analyse, votre liste de choses à ne pas faire pourrait ressembler à ceci :

  • Pas de volontariat pour des projets expérimentaux
  • Je ne regarde pas mes e-mails pendant une heure à la première heure
  • Je ne lis pas les actualités ni ne consulte les réseaux sociaux sur mon ordinateur de travail
  • Pas de poste de travail à 18h
  • Pas de réunions d'une heure
  • Pas de téléphone à mon bureau pendant les heures de travail

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